數據丟失是中小型企業在生存和生存方面面臨的最大風險之一。隨著 93% 的企業在 5 年內遭遇重大數據丟失而倒閉，每 2 家中小型企業中有 1 家面臨平均損失 149,000 美元的網絡攻擊，越來越多的公司正在努力改進其數據丟失預防策略。

防止數據丟失的7個步驟

如果您的公司沒有防止數據丟失的策略，以下七個步驟是一個很好的起點。根據您的公司使用的信息類型和您所在行業的監管要求，您可能需要額外的步驟來確保全面防止數據丟失。如果您不確定從哪里開始，或者想了解有關防止公司數據丟失的個性化信息，請聯系安排免費備份和災難恢復分析。

第 1 步、自動備份數據

定期自動備份您的數據。最佳做法是至少有兩個備份位置與您的內部硬件（內部計算機或筆記本電腦存儲）和您的業務網絡分開。例如，您可能有一個外部硬盤驅動器或輔助服務器，您的文件會定期復制到其中作為您的現場備份。現場備份可以幫助您快速恢復數據，但在自然災害或盜竊的情況下，這些備份設備與原始文件一樣容易丟失。這就是為什么對文件進行異地備份也很重要的原因。一些公司使用異地運送的物理備份，而許多其他公司則選擇將文件備份到云中。

防止數據丟失與預防同樣重要。網絡威脅的發展速度快于解決方案，因此災難恢復對于您防止數據丟失的策略至關重要。借助可靠的災難恢復計劃，您可以在數小時內恢復數據，防止數據泄露造成長期損失。

第 2 步、教育您的員工

人為因素是數據丟失的最大風險之一，這意味著保護您的業務需要教育您的員工如何保護敏感信息。許多內部因素會增加您丟失數據的風險，包括無意泄露或錯誤處理機密數據。這可能包括簡單地錯誤處理敏感信息，成為網絡釣魚或其他詐騙的受害者，或未能采取預防措施，例如定期更改密碼。許多導致數據丟失的內部錯誤是可以避免的。然而，許多公司沒有花時間制定政策和措施來教育員工最佳實踐并避免可預防的錯誤。

第 3 步、創建數據丟失防護策略

創建數據丟失預防策略包括對公司中的哪些數據是機密或敏感數據進行分類，確定誰應該以何種方式訪問??哪些數據，以及制定防止未經授權訪問數據的策略。

由于員工錯誤是數據丟失的主要原因之一，因此制定數據丟失預防策略有助于最大限度地減少可以訪問您最敏感或重要信息的人數。用外行的話來說，您正在最大限度地減少可能影響您防止數據丟失的能力的移動部件的數量。

第 4 步、進行適當的設備維護

根據 Kroll Ontrack 的數據，67% 的數據丟失是由硬盤崩潰或系統故障引起的。雖然有些系統崩潰是無法避免的，但通過適當的硬件維護可以避免大約 40% 的崩潰。這包括將計算機和服務器保持在干燥、無塵的環境中，安裝備用發電機或電涌保護裝置，以及在移動計算機或長時間不使用計算機之前關閉計算機電源。

如果您的硬盤驅動器出現故障跡象，例如您的計算機異常發熱、處理速度持續變慢或凍結、計算機發出咔噠聲或磨擦聲，或者文件無法打開或隨機損壞，那么備份是個好主意整理您的文件并考慮更換您的設備。

第 5 步、實施強大的檢測和監控計劃

擁有正確的程序來識別病毒或即將發生的硬件或服務器問題可以幫助防止數據丟失。這是因為它減少了您識別當前或潛在問題所花費的時間，并允許您更快地解決它。并非所有病毒檢測程序都是平等創建的。在安裝病毒檢測軟件之前，請務必咨詢您的 IT 專家或 IT 服務提供商。

第 6 步、有一個用于擦除遠程設備的系統

許多數據泄露是由于設備被盜或丟失而發生的。在這些情況下，不僅數據備份和恢復計劃很重要，而且擁有一個遠程擦除這些筆記本電腦或平板電腦上的數據的系統也很重要。這有助于確保這些設備上包含的任何敏感信息都可以在被惡意使用之前被擦除。

如果您的任何員工經常遠程工作，那么將他們的數據和設備的管理納入您的數據丟失防護策略非常重要。確保他們只能訪問與其工作不可分割的文件，并且這些文件得到適當的保護。此外，確保在您的員工忙碌時繼續進行正確的備份。練習安全的做法，例如擁有安全的鎖定和存儲程序，并在需要時能夠遠程擦除設備。

第 7 步、定期測試您的備份

您的備份只有在正常運行的情況下才能幫助您防止數據丟失。這不應該是“一勞永逸”的系統；應定期測試您的備份，以確保數據正確及時地存儲。在發生災難時執行“防火演習”或試運行以進行數據恢復也很有幫助。這有助于您識別數據恢復計劃中的任何薄弱環節，以及在發生災難時數據恢復需要多長時間。